مدلسازی فرآیند چیست؟

• تاریخ انتشار: 6 خرداد 1402
• زمان مطالعه: 6 دقیقه
• نویسنده: مجید پیله ور

مدلسازی فرآیند، به معنای نمایش گرافیکی فرآیندهای کسب و کار یا گردش کار است. در این نمایش، مراحل جداگانه فرآیند به تصویر کشیده می‌شوند تا در محیط کسب و کار، یک نمای کلی از تمام فرآیندها ایجاد شود. مدلسازی امکان تجسم فرآیندهای کسب و کار را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند روال داخلی کسب و کار خود را بهتر درک کنند، فرآیندها را مدیریت کنند و کارایی آن‌ها را بهبود بخشند.

مدلسازی فرآیند، به معنای نمایش گرافیکی فرآیندهای کسب و کار یا گردش کار است. در این نمایش، مراحل جداگانه فرآیند به تصویر کشیده می‌شوند تا در محیط کسب و کار، یک نمای کلی از تمام فرآیندها ایجاد شود. مدلسازی امکان تجسم فرآیندهای کسب و کار را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند روال داخلی کسب و کار خود را بهتر درک کنند، فرآیندها را مدیریت کنند و کارایی آن‌ها را بهبود بخشند.

مدلسازی معمولاً یک تمرین چابک برای بهبود مستمر است و یکی از اجزای حیاتی اتوماسیون فرآیند محسوب می‌شود. زیرا قبل از خودکارسازی، برای تعریف وظایف و بهینه‌سازی گردش کار، نیاز به ایجاد یک مدل فرآیند وجود دارد.

مزایا:
۱. بهبود کارایی:

مدلسازی فرآیند بهبود روند کار را تسهیل می‌کند و کارمندان سازمان را در صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری یاری می‌کند.

۲. ایجاد شفافیت:

مدلسازی با تعیین نقاط شروع و پایان و نمایش تمام مراحل فرآیند، یک دید کلی از جریان کار ارائه می‌دهد.

۳. اطمینان از راه‌اندازی بهترین روش:

با استفاده از مدل‌های فرآیند، سازگاری و استانداردسازی در سراسر سازمان تضمین می‌شود.

۴. ایجاد تفاهم:

با استفاده از زبان مشترک فرآیند، ارتباط کاربران در سازمان آسان

از آنجا که مدلسازی فرآیند بسیار مفید است، ابزارها و فنون مختلفی برای انجام آن وجود دارد. برخی از اصلی‌ترین روش‌ها و فنون مدلسازی فرآیند کسب و کار عبارتند از:

1. BPMN (Business Process Model and Notation): BPMN یک استاندارد صنعتی برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار است. این زبان گرافیکی اجازه می‌دهد تا فرآیندها را با استفاده از علامت‌ها و سمبل‌های مشخص و قابل فهم به نمایش بگذارید. BPMN برای نشان دادن اقدامات، رویدادها، تصمیم‌ها، جریان‌ها و مسیرها در یک فرآیند استفاده می‌شود.

2. UML (Unified Modeling Language): UML نیز یک زبان استاندارد برای مدلسازی فرآیندها و سیستم‌ها است. این زبان عموماً در مهندسی نرم‌افزار استفاده می‌شود و امکان نمایش مفهومی و تحلیلی از فرآیندها را فراهم می‌کند.

3. نمودار جریان (Flowchart): نمودار جریان یک روش ساده و بصری برای نمایش مراحل و جریان‌های یک فرآیند است. این نمودارها از استفاده از شکل‌ها و خطوط ساده برای نشان دادن ترتیب و روند اجرای فرآیند استفاده می‌کنند.

4. Petri Nets: Petri Nets یک روش ریاضی برای مدلسازی و تحلیل فرآیندها است. این روش از استفاده از گراف‌ها و عقده‌ها برای نشان دادن وابستگی‌ها، ترتیب و اجرای همزمان فرآیندها استفاده می‌کند.

5. IDEF (Integrated Definition): IDEF یک مجموعه از روش‌ها و استانداردهای مدلسازی است که برای توصیف فرآینده

6. Business Process Model (BPM): این روش به شما اجازه می‌دهد فرآیندهای کسب و کار را در سطح استراتژیک و عملیاتی مدلسازی کنید. با استفاده از BPM می‌توانید جریان کارها، منابع، ساختار سازمانی و ارتباطات درون سازمان را نشان دهید.

7. Data Flow Diagram (DFD): DFD یک روش برای نشان دادن جریان داده‌ها در یک سیستم است. با استفاده از نمودار جریان داده می‌توانید فرآیندها، ورودی‌ها و خروجی‌های سیستم را نشان دهید و نحوه جابجایی داده‌ها بین مؤلفه‌های مختلف سیستم را مدل کنید.

8. Value Stream Mapping (VSM): این روش اصولاً در حوزه مدیریت کیفیت و بهبود فرآیند استفاده می‌شود. با استفاده از VSM می‌توانید جریان ارزش افزوده در یک فرآیند را تحلیل کرده و اقدامات بهبودی را شناسایی کنید.

9. Simulation: شبیه‌سازی فرآیند یک روش برای مدلسازی و تحلیل فرآیندها با استفاده از محیطهای مجازی و تستهای مختلف است. با استفاده از شبیه‌سازی می‌توانید تأثیر تغییرات و بهبودهای مختلف در فرآیند را بررسی کرده و تصمیم‌گیری بهتری انجام دهید.

10. Decision Tree: درخت تصمیم‌گیری یک روش مدلسازی است که برای تحلیل و تصمیم‌گیری در مسائل پیچیده و تصمیم‌های چندگانه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این روش با استفاده از یک سلسله مراتبی از سوالات بله/خیر و شروط منطقی به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را در مورد یک فرآیند یا مسئله خاص بگیرید.

11. Petri Nets: شبکه‌های پتری یک روش مدلسازی ریاضی هستند که برای توصیف و تحلیل فرآیندها و جریان کارها استفاده می‌شوند. این روش از مجموعه‌ای از گره‌ها و رابطه‌های ترانزیشن بین گره‌ها تشکیل شده است و قابلیت مدلسازی فعالیت‌ها، موجودی‌ها، توانایی‌ها و محدودیت‌ها را داراست.

12. Business Process Reengineering (BPR): BPR یک رویکرد جدید به بهبود فرآیندهای کسب و کار است. این روش به شما امکان می‌دهد فرآیندهای کسب و کار را از صفر بازطراحی کرده و بهبودهای جوهری و کلان در آن‌ها ایجاد کنید. BPR معمولاً شامل تحلیل جریان کارها، شناسایی نقاط ضعف و ایجاد یک طراحی جدید و بهینه‌تر از فرآیند موجود است.

13. Lean Six Sigma: این روش، یک ترکیب از دو رویکرد مدیریتی یعنی Lean و Six Sigma است. Lean برای حذف هدررفت‌ها و بهینه‌سازی جریان کارها مورد استفاده قرار می‌گیرد، در حالی که Six Sigma برای کاهش تغییرات و بهبود کیفیت فرآیندها و خطاها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

این فنون و روش‌ها تنها بخشی از ابزارها و روش‌های مدلسازی فرآیند هستند که در  آسان سیستم مورد بررسی قرار گرفته است. هر کدام از این روش‌ها ممکن است براساس نوع و پیچیدگی فرآیند مورد نیاز شما باشد. همچنین، ممکن است از ترکیب چندین روش برای مدلسازی یک فرآیند خاص استفاده کنید تا بهترین نتیجه را بدست آورید.